Het Facilitair Bedrijfsbureau is hét administratieve centrum, of te wel de ruggengraat, van de afdeling FHI (Facilitair, Huisvesting & Inkoop) en ondersteunt onder andere deze teams. KVK heeft op dit moment 20 vestigingen door heel Nederland met elk hun eigen dienstverlening en contractuele afspraken. 

Op dit moment zijn wij als afdeling, druk bezig met het uitwerken van een nieuw strategisch huisvestingsplan en het opleveren van een nieuw interieurstijlhandboek. Hybride werken, MVO en inclusie zijn hierin actuele en belangrijke thema’s. Uiteraard horen hier ook nieuwe huisvestings- en dienstverleningsconcepten bij. Bij de uitrol van deze ontwikkelingen komen er veel interessante en diverse contracten op ons af. In samenwerking met de leveranciersmanager of contractbeheerders voeren we de implementaties en het beheer uit.

Als senior medewerker heb je hierin een actieve en ondersteunende rol. Jij bent degene die administratief de zaken op orde heeft, acties uitzet en overzicht en voortgang weet te bewaren. Je bent een onmisbare link voor de teams. Maar belangrijker nog, je zorgt dat alle betrokkenen (intern en extern) actief geïnformeerd zijn en blijven en dat de verwachtingen goed gemanaged worden.

Een interessante een veelzijdige functie waarin je veel vrijheid en vertrouwen krijgt en de samenwerking aangaat met enthousiaste collega’s in een informele sfeer. Het werk voer je enerzijds thuis uit, anderzijds op kantoor in Woerden, maar uiteraard brengt het werk je soms ook naar één van de 20 locaties in het land.

• Je bent eerste aanspreekpunt voor collega’s en leveranciers en bent het visitekaartje van de afdeling;
• Je vraagt offertes aan bij leveranciers, maakt bestelaanvragen, monitort de afronding hiervan, checkt levering zodat de facturen tijdig betaald kunnen worden;
• Administratieve ondersteuning bij bijvoorbeeld implementaties van de nieuwe contracten en projecten die binnen het domein FHI vallen;
• Inrichten van o.a. processen en werkinstructies. Hierbij wordt gebruik gemaakt van verschillende facilitaire applicaties zoals bijvoorbeeld Topdesk, BHV app, lockersysteem, toegangsbeheerssysteem. Dit voor zowel de klant als het behandelaarsgedeelte;
• Beheer en borging van het compliancy beleid en relevante wet – en regelgeving binnen het domein FHI;
• Actief informeren en op de hoogte houden van interne en externe stakeholders;
• Verzorgen van managementrapportages.

Je bent een professional met een hart voor facilitaire en huisvestingszaken. Als persoon ben je creatief, werk je graag en effectief samen met collega’s en beschik je over een gezonde dosis humor. Je gaat voor het behalen van een optimaal resultaat en zorgt dat alle betrokken partijen tijdig en volledig zijn geïnformeerd.

Verder neem je mee:

• HBO werk- en denkniveau (bij voorkeur opleiding facilitair management);
• Kennis van en ervaring met het inrichten, beheer en stroomlijnen van facilitaire werkprocessen en ziet de onderlinge samenhang;
• Kennis en ervaring met een administratieve functie;
• Kennis en ervaring met wet – en regelgeving o.h.g.v. huisvesting en facilitair;
• Analytisch vermogen om trends te signaleren en hierin te adviseren;
• Je werkt geordend, zorgvuldig en veilig;
• Je bent communicatief sterk, probleemoplossend, sociaal en weet mensen mee te nemen;
• Je voelt je verantwoordelijk en vindt het belangrijk om je resultaat tijdig en op een prettige manier te behalen en weet wanneer en hoe je hiervoor een duwtje moet geven als dat nodig is;
• Je plant en organiseert je werkzaamheden goed, neemt initiatieven en bent servicegericht.

#LI-ND1