Omdat KVK door middel van onze vacatures ook persoonsgegevens zal verwerken, informeren wij jou hierover in deze privacyverklaring.
Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke
KVK kan worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), voor het verwerken van jouw persoonsgegevens. KVK is via onderstaande contactgegevens voor jou bereikbaar als je vragen hebt over jouw persoonsgegevens:
E-mail recruitment@kvk.nl
Welke persoonsgegevens kunnen wij mogelijk van jou verwerken?
Voor jouw sollicitatie hebben we je persoonlijke gegevens nodig. Dit betreft onder andere je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres en overige persoonsgegevens op jouw curriculum vitae (bijvoorbeeld foto, de door jou gevolgde opleidingen, cursussen en stages en op de aard en inhoud van jouw vorige dienstbetrekkingen). In sommige gevallen kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken die wij verkregen hebben uit andere bronnen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens die verkregen worden via social media, zoals LinkedIn.
Op basis van welke grondslag en voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens zullen enkel worden gebruikt om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie waarvoor de vacature is geplaatst, ter uitvoering van wervings- en selectieproces. Daarnaast hebben we deze gegevens nodig om contact met je op te nemen voor verdere vragen, je te informeren over de voortgang van de sollicitatieprocedure en eventueel uit te nodigen voor een (kennismakings)gesprek.
KVK heeft een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens voor bovenstaande doelen te verwerken. Zij heeft namelijk het gerechtvaardigd belang personeel te werven dat zo goed als mogelijk aansluit bij de functie.
KVK kan jouw persoonsgegevens verwerken als zij daartoe wettelijk verplicht is. Bijvoorbeeld om aan een gerechtelijk bevel of een vordering van een opsporingsinstantie te voldoen.
Tot slot verwerkt KVK persoonsgegevens als je daarvoor toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld in het geval dat je ons toestemming geeft om jouw sollicitatiebrief en curriculum vitae voor één jaar op te slaan in onze database. Je hebt het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken, zie het kopje "Hoelang bewaart de KVK jouw gegevens?".
Delen van persoonsgegevens met derden
Tijdens de sollicitatieprocedure zullen deze persoonsgegevens niet met andere bedrijven worden gedeeld.
KVK maakt tijdens de sollicitatieprocedure gebruik van een recruitmentsysteem van een externe partij. Daarnaast kan je na het eerste kennismakingsgesprek worden uitgenodigd voor het maken van een capaciteitentest en/of andere assessment. Dit wordt uitgevoerd door een extern assessmentbureau en de noodzakelijke gegevens (naam en e-mailadres) worden met hen gedeeld. Zij zullen contact met je opnemen. Met deze externe leveranciers hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin wij eisen stellen aan de verwerking van persoonsgegevens en garanderen zij dat ze zorgvuldig met jouw gegevens omgaan.
Als je toestemming geeft voor het gebruik van jouw gegevens voor onderzoeksdoeleinden, kunnen we die delen met derden, zodat zij jou kunnen vragen hoe je onze sollicitatieprocedure hebt ervaren. Jouw feedback helpt dan weer om ons proces te verbeteren. We willen uitdrukkelijk aangeven dat wel of geen toestemming verlenen voor het delen van je gegevens met derden geen enkele invloed heeft op de uitkomst van de sollicitatieprocedure.
Hoelang bewaart KVK jouw gegevens?
Jouw persoonsgegevens zullen worden verwijderd binnen vier weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd, tenzij je expliciet aangeeft dat jouw gegevens langer mogen worden bewaard in het kader van eventuele toekomstige vacatures. In dat geval zullen wij jouw persoonsgegevens tot maximaal één jaar na jouw toestemming daartoe bewaren. Indien de verwerking enkel is gebaseerd op jouw toestemming daartoe, kan je deze toestemming altijd intrekken. KVK zal deze specifieke verwerking vanaf dat moment stopzetten.
Beveiliging van jouw persoonsgegevens
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen zodat jouw persoonsgegevens beveiligd en beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, en tegen opzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Jouw gegevens worden opgeslagen in veilige besturingsomgevingen, die enkel toegankelijk zijn voor specifieke en daartoe geautoriseerde personen.
Jouw rechten
Je hebt het recht om bij KVK een verzoek in te dienen om te kijken of KVK persoonsgegevens van jou verwerkt, en zo ja, inzage te verkrijgen van deze persoonsgegevens. Ook kan je KVK verzoeken deze persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, indien jouw gegevens onjuist, onvolledig of onnodig zijn, of onrechtmatig worden verwerkt. Daarnaast heb je ook het recht om te verzoeken om beperking van een betreffende verwerking, om bezwaar te maken tegen een specifieke verwerking, en om jouw gegevens te laten overdragen. Je zal zo snel mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van uw verzoek een reactie ontvangen van KVK. Het is mogelijk dat deze termijn wordt verlengd met twee maanden, afhankelijk van het aantal verzoeken en de complexiteit hiervan.
Een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je bij KVK indienen. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan wijzen wij jou erop dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de navolgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
Geautomatiseerde besluitvorming
Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming.
Screening
Screening is onderdeel van onze sollicitatieprocedure. De screening vindt pas aan het einde van het proces plaats, namelijk na het doen van een aanbieding voor een dienstverband. Welke gegevens worden verwerkt bij de screening (en welke bronnen worden gebruikt) hangt af van het screeningsniveau. Het screeningsniveau is altijd afgestemd op de functie waarvoor je solliciteert. In de aanbiedingsbrief word je geïnformeerd welk screeningsniveau van toepassing is en waarop je gescreend wordt. De screening moet voor indiensttreding (positief) afgerond zijn en is een voorwaarde voor indiensttreding bij KVK.
Wij hanteren vier screeningsniveaus. Bij de twee zwaarste niveaus (niveau 3 en 4) kunnen er strafrechtelijke persoonsgegevens worden verwerkt. Dit vinden wij noodzakelijk omdat voor deze functies een ‘basiscontrole’ via een VOG onvoldoende waarborgen biedt. Deze gegevens mogen wij daarom in die gevallen verwerken op grond van artikel 10 AVG en artikel 33 lid 2 sub a UAVG.
Wij laten de screening op niveau 3 en 4 verrichten door een onafhankelijke derde partij die gespecialiseerd is in zulke onderzoeken. Op dit moment maken wij gebruik van Levent Group B.V.. KVK is samen met deze partij verwerkingsverantwoordelijke. Je kan vragen over jouw privacy en de uitoefening van jouw privacyrechten in het kader van de screening aan KVK stellen.
KVK heeft een gerechtvaardigd belang voor de screening. Dit betekent dat jij het recht hebt om bezwaar te maken tegen de screening. Hierover informeren wij jou (ook) in de aanbiedingsbrief. Mocht je bezwaar willen maken tegen de screening, dan kan je dat doen door te mailen naar de hierboven genoemde contactgegevens. Wij vragen je hierbij jouw redenen van bezwaar te vermelden.
Wijziging privacyverklaring
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 4 maart 2024. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen. Wij verzoeken je deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je geïnformeerd blijft.
Succes met je sollicitatie!