Een belangrijke uitdaging lag bij het beschikbaar stellen van gedeponeerde documenten. Door verouderde werkwijzen, privacywetgeving en versnipperde systemen verliep dit proces inefficiënt en zorgde het voor frustratie bij zowel klanten als interne teams.

De uitdaging

Gedeponeerde documenten bevatten vaak privacygevoelige informatie die eerst moet worden afgeplakt voordat deze online beschikbaar mogen zijn. Het afplakken wordt handmatig gedaan door een speciaal team van KVK in Amsterdam. Omdat niet alle documenten vooraf waren afgeplakt, konden klanten vaak niet direct zien of de documenten beschikbaar waren. Dit resulteerde in extra telefoontjes van ondernemers en notarissen, en in handmatige acties door collega’s waar soms fouten werden gemaakt.

De oplossing

Op basis van eerder onderzoek is een toekomstbestendige oplossing ontwikkeld waarbij klanten nu online een aanvraag kunnen indienen om documenten te laten afplakken. Zodra een document is verwerkt, ontvangt de klant automatisch bericht.
Naast technische verbeteringen lag de grootste winst in de manier van samenwerken. Vier multidisciplinaire teams (Bestsellers, Mallory, X-Files, het afplakteam) werkten intensief samen aan een efficiënter proces dat beter aansluit op de klantvraag. Ook is de zichtbaarheid van documenten verbeterd: klanten kunnen nu zien welke documenten beschikbaar zijn, zelfs als deze nog in afhandeling zijn.

Samenwerking als succesfactor

In het voortraject werd samengewerkt met een klantreissexpert en een analist om problemen in kaart te brengen. Bij de ontwikkeling van de oplossing waren diverse technische functies nauw betrokken. Naast de developers speelden ook testers en analisten een belangrijke rol.
Door de vele afhankelijkheden van de verschillende teams was goede afstemming essentieel. Arendo, de Product Owner van de bestelstraat op kvk.nl, gaf aan dat dit de grootste uitdaging en sleutel tot succes was. “Achteraf gezien hadden we sommige issues kunnen voorkomen als we vanaf het begin al met de verschillende teams om tafel hadden gezeten om elkaar beter te begrijpen. Maar gelukkig was iedereen wel bereidwillig om te zoeken naar oplossingen,” zegt Arendo.

Resultaat en vervolg

De vernieuwde aanpak heeft geleid tot een duidelijke afname van telefoontjes, minder fouten en een overzichtelijker proces voor zowel klanten als medewerkers. Hiermee is een sterke basis gelegd voor doorontwikkeling.
Het doel is om binnenkort de aanvragen via Salesforce te laten lopen, om het proces binnen KVK te vergemakkelijken. Uiteindelijk willen we ook dat de klant het document na het afplakken direct geleverd krijgt. 

Jouw impact 

Door slimme IT-oplossingen en nauwe samenwerking tussen multidisciplinaire teams verbeteren we niet alleen de digitale dienstverlening, maar verlagen we ook de werkdruk en verhogen we de betrouwbaarheid voor ondernemers. Wil jij werken aan dit soort impactvolle IT-projecten, waarin technologie, privacy en klantwaarde samenkomen? Kom bouwen aan de toekomst bij KVK. Bekijk hier onze vacatures.