Net als jouw collega secretaresse ben je de rechterhand en steun en toeverlaat van 2 leidinggevenden binnen de afdeling Strategie & Juridische zaken. Je werkt zelfstandig en bent daarmee dan ook iemand aan wie men met een gerust hart allerlei operationele zaken overlaat. Je hebt een sterk organiserend vermogen en voelt je verantwoordelijk voor het resultaat. Je organiseert de werkzaamheden op dusdanige wijze, zodat het team en de leidinggevende worden ontlast. Je bent de ‘spin-in-het-web’, pakt snel informatie op, hebt aan een half woord genoeg en weet welke wegen te bewandelen om zaken geregeld te krijgen. Je denkt altijd een paar stappen vooruit, hebt een proactieve houding en blinkt uit in het oplossen van praktische problemen. Je voert niet blind uit, maar denkt mee over wat er moet gebeuren en hebt altijd in je achterhoofd welke collega’s en/of teams uitgenodigd of betrokken moeten zijn om ergens een succes van te maken. Je neemt (binnen gebaande paden) beslissingen over welke zaken prioriteit hebben boven andere zaken, daarin laat je zien wendbaar te zijn. Je zorgt dat activiteiten worden voorbereid en opgevolgd en durft collega’s aan te spreken op afspraken, gedrag en resultaten. Je hebt een open persoonlijkheid, kan goed luisteren, assertief als dit nodig is, bent integer en begrijpt het vertrouwelijke karakter van informatie en handelt daarnaar.
De taken die binnen jouw verantwoordelijkheid vallen zijn:
- Agenda beheer van de teamleads Beleid en relatiemanagement/public affairs, herplannen van huidige afspraken/nieuwe afspraken, waaronder terugkerende afspraken met de teamleden;
- Plannen van interne en externe overleggen en voorafgaande afstemming met partijen;
- Afstemming met de secretaresse van de Raad van bestuur voor de planning van bestuurlijke overleggen en voorbereidende overleggen annotaties;
- Mailbeheer voor de teamlead relatiemangement: prioritering aanbrengen in de mails voor de gewenste opvolging.